KI mit Formularen, Freigaben und Workflows verbinden — PhiFlow
KI dort, wo Ihre Abläufe ohnehin stattfinden.
Ihre Prozesse laufen über Formulare, Prüfungen und Freigaben. PhiFlow bindet KI in genau diese Schritte ein — sie füllt vor, prüft nach, schlägt vor. Die Entscheidung trifft weiterhin ein Mensch, dort wo sie eine Entscheidung ist.
Ersten Anwendungsfall besprechenKI-Werkzeuge stehen meistens neben dem Prozess, nicht darin.
Der Mitarbeiter fragt den Assistenten, kopiert die Antwort, fügt sie ins Formular ein und schickt es weiter. Das spart etwas Zeit, aber der Vorgang bleibt Handarbeit — und was die KI beigetragen hat, steht nirgends. Bei einer späteren Prüfung ist nicht mehr feststellbar, worauf eine Angabe beruhte.
PhiFlow dreht das um: Der Ablauf ist das Führende, die KI-Unterstützung ein Schritt darin. Was sie beigesteuert hat, bleibt Teil des Vorgangs — nachvollziehbar wie jeder andere Bearbeitungsschritt.
Formulare aus wiederverwendbaren Vorlagen, mehrstufige Abläufe mit Verzweigungen, Fristen, Eskalationen und geregelter Weiterleitung. Wer wann was bearbeitet, ist festgelegt statt abgesprochen.
Felder werden auf Basis Ihrer eigenen Unterlagen vorbefüllt, Eingaben gegen bekannte Werte geprüft, Widersprüche markiert und der nächste sinnvolle Schritt vorgeschlagen. An jedem Punkt im Ablauf kann eine Frage an Ihren Dokumentenbestand gestellt werden — mit der Fundstelle als Beleg.
Jede Fassung bleibt erhalten, mit Metadaten, Verlauf und Vergleichsmöglichkeit. Was sich zwischen zwei Ständen geändert hat, ist sichtbar statt rekonstruiert.
Aufgaben zuweisen, Termine setzen, bei Überschreitung eskalieren, Benachrichtigungen versenden und andere Systeme anstoßen — ohne dass jemand daran denken muss.
Benutzer, Gruppen und Organisationseinheiten mit abgestuften Rechten, dazu ein unveränderbares Protokoll aller Schritte. Das ist die Voraussetzung dafür, dass ein Ablauf einer Prüfung standhält.
An jedem Schritt können Dokumente hinzugefügt werden. Sie werden ausgewertet und stehen den nachfolgenden Schritten zur Verfügung — der Vorgang wird also mit jeder Einreichung besser informiert.
Interne Abläufe Beschaffung, Einarbeitung neuer Mitarbeiter, Einführung von Richtlinien, Vertragsfreigaben.
Compliance und Prüfung Audits, Risikobewertungen, behördliche Einreichungen, Zusammenstellung von Nachweisen.
Entwicklung und IT Freigabestufen vor einem Release, Sicherheitsprüfungen, Übergaben an Dienstleister, Dokumentation.
Hotellerie und Gastgewerbe Antworten auf Bewertungen mit menschlicher Freigabe, Weiterleitung von Anliegen, Assistenten für Gäste und Personal.
Befragungen und Rückmeldungen Erhebungen aufsetzen, einsammeln, auswerten und automatisch zusammenfassen.
Portale und Wissensbereiche Rollenabhängige Inhalte mit KI-gestützter Suche.
Die Verbindung zu PhiBox ist das, was PhiFlow von einem gewöhnlichen Workflow-Werkzeug unterscheidet.
Ein Ablauf kann an jeder Stelle auf Ihre Dokumentenbestände zugreifen: um ein Feld vorzubefüllen, eine Angabe gegen eine Vorschrift zu prüfen, eine Frage zu beantworten oder einen Widerspruch zu erkennen. Auch Scans, Tabellen und technische Zeichnungen fließen dabei ein, nicht nur digitaler Text.
Das Ergebnis ist ein Ablauf, der Ihre Unterlagen liest, sie einordnet und daraus etwas macht — statt nur Formularfelder von A nach B zu reichen.
PhiFlow wird als Container ausgeliefert und läuft im eigenen Haus oder in Ihrer Cloud-Umgebung. Die Anbindung an bestehende Systeme erfolgt über Schnittstellen und automatische Benachrichtigungen; externe Werkzeuge und Dienste lassen sich über standardisierte Anbindungen ergänzen. Für WordPress steht eine eigene Integration bereit.
Wir nehmen einen Ablauf, der bei Ihnen regelmäßig stattfindet und heute Handarbeit ist, bilden ihn ab und ergänzen KI-Unterstützung genau an den Stellen, an denen sie etwas beiträgt.y.
Ersten Anwendungsfall besprechen
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